این سامانه شامل تمامی فعالیت های مجاز برای ثبت کالا و سفارش کالاهای مجاز می باشد. در این بین نیاز به تأیید مدیران مافوق وجود خواهد داشت. هدف از این سامانه ثبت سفارش کالا و راه اندازی فرایندی برای تهیه کالای مربوطه می باشد. همچنین ممکن است در خلال ثبت سفارش کالا، کالایی جدید وارد سیستم شده باشد که باید کالای مربوطه نیز طی فرایندی ثبت شود.
برخی از ویژگی های این سیستم به شرح زیر است:

• امکان import / export کالا در فرم با فرمت فایل excel
• اجرای فرآیند بررسی کالا از زمان ثبت تا تأیید نهایی کالا
• تخصیص هر مرحله از فرآیند به شخص یا بخش مربوطه به صورت اتوماتیک
• اجرای فرآیند ثبت سفارش از زمان ثبت تا خرید کالا و تحویل به انبارداری
• امکان انتخاب گروهی چندین نمونه فرآیند و هدایت آن ها به مرحله های بعد به منظور جلوگیری از اتلاف وقت
• امکان پیگیری وضعیت فرآیندهای اجرا شده و اطلاع از وضعیت آن ها
• کنترل دسترسی بخش های مختلف در هر مرحله از فرآیند
• امکان گزارش گیری به صورت نموداری، متنی و تجمیعی با توجه به وضعیت فرآیند، نوع پرداخت، رسته کالا و ...
• نظارت و مانیتورینگ برروی هر مرحله از فرآیند (مدت زمان سپری شده به وسیله هر شخص)
• امکان تعریف شاخص برای هر فرآیند و یا هر مرحله از فرآیند
• وجود کارتابل اختصاصی برای هر شخص درگیر در فرآیند
• امکان ارتباط با سیستم های دیگر از طریق web service (خواندن موجودی انبار از سیستم دیگر در زمان ثبت سفارش / به روزرسانی موجودی انبار در سیستم دیگر پس از تأیید سفارش)
• قابلیت اتصال به سایر دیتابیس ها برای دریافت اطلاعات مورد نیاز
• اطلاع رسانی در مراحل مختلف فرآیند به وسیله ایمیل و پیامک
• امکان پیوست فایل با تعریف پسوند و حجم مجاز
• چاپ اطلاعات دریافت کالا
• تعیین استفاده کنندگان از کالا

نمونه اول

سامانه ثبت کالا



سامانه ثبت سفارش





نمونه دوم

سامانه ثبت کالا



سامانه سفارش کالا



فرآیند درج محتوا برای کالای جدید (ثبت کالا)



فرآیند ثبت خرید کالا (سفارش کالا)