ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار می توانند به منظور پیاده سازی فرآیندهای کاری از طریق ایجاد هماهنگی از فعالیت های بین افراد و سیستم ها به کار گرفته شود.

در بسته های BPM پنج عنصر حیاتی وجود دارد که عبارت اند از:

• موتور فرآیند: چهارچوبی برای مدلسازی و اجرای نرم افزاری فرآیند محور و ابزارهای مانیتورینگ و نظارت بر روی فرآیندهای موجود
• سیستم گزارش ساز: توانمند سازی مدیران در جهت شناسایی مسائل، روند و فرصت های کسب و کار از طریق گزارش ها، داشبوردها و عکس العمل‌های مربوطه.
• موتور اجرای قوانین (Rule Engine): امکان مدیریت قوانین بر روی فرآیندها بر اساس قوانین و بخشنامه‌های سازمان.
• ابزارهای تعاملی: حذف مرز های ارتباطی بین بخش های سازمانی و درون آنها، از طریق اتاق های گفتگو، محیط های کاری پویا و محل های تبادل پیام ها.
• ابزارهای یکپارچه سازی: چهارچوبی سرویس گرا به منظور اتصال و ارتباط و یکپارچه سازی کلیه سیستم های موجود در سازمان

و بطورکلی مدیریت فرآیند عبارت است از شناخت فرآیندهای کسب و کاری که هدفشان، برآورده ساختن نیازهای مشتریان است. سیستم مدیریت فرآیند محور بر جریان کار در طول سازمان تمرکز می کند. این جریان کار با خواسته های مشتریان شروع می شود و با تامین رضایت مشتری که کالاها یا خدمات با کیفیتی را با قیمت مناسب و به موقع دریافت کرده است، به پایان می رسد. در واقع فرآیند نشان می دهد که چگونه کار در طول نواحی وظیفه ای داخلی سازمان انجام می شود. مدیریت فرآیند محور، روابط تامین کنندگان و مشتریان را با فرآیندهای کسب و کار نشان می دهد. در واقع، نظام مدیریت فرآیند عبارت است از: ترکیبی از فعالیتها و قوانین که هدف آنها دستیابی به هماهنگی و یکدستی (کامل) محصول به دست آمده از تکرارهای متوالی فرآیند است و اطمینان می دهد که همه محصولات ساخته شده و خدمات ارائه شده یکسان و مشابه اند. مدیریت فرآیند با در نظر گرفتن گام های مورد نیاز برای انجام کار و ایجاد ارتباط زنجیره ای بین این گام ها، سعی در یکنواخت کردن، ایجاد ثبات رویه، افزایش ارزش افزوده و مستندسازی می کند. از طریق نظام مدیریت فرآیند می توان کارایی، سودآوری و کیفیت فرآیند تولید را افزایش داد.

نتایج حاصل از اجرای مدیریت فرآیند

• اخذ نتایج تحقیقی مثبت از وضعیت مشتریان و کارکنان
• کاهش زمان چرخه برنامه ریزی و گزارش دهی
• تاثیرگذاری بر کالاها و خدمات
• کاهش نرخ اشتباهات
• کاهش زمان حمل و نقل و ترانزیت
• برنامه ریزی به موقع
• بهبود ارائه خدمات قابل دسترسی و پاسخگوبودن
• جذب و نگهداری کارکنان شایسته
• مستند سازی انجام کارها
• افزایش کیفیت کالاها و خدمات

عوامل حیاتی موفقیت برای گذار از مدیریت وظیفه ای به مدیریت فرآیند محور عبارتند از:

۱- تغییر فضای ذهنی:
یکی از مشکلات فراگیر در سازمانها، بخشی نگری است. به این معنا که مدیران و کارکنان هر بخش به جای توجه به منافع کل سازمان، تنها منافع واحد خود را درنظر می گیرند. مثلاً بخش تولید برای پایین آوردن هزینه تولید هرواحد اقدام به تولید حداکثر می کند، بدون درنظر گرفتن این مسئله که این اقدام ممکن است موجب انباشت موجودی کالا شود و سازمان در فروش آن مشکل پیدا کند .سازمان باید این طرز فکر را ترویج کند که تمامی مدیران و کارکنان اثر کار و تصمیم خود را بر کل سازمان درنظر بگیرند.

۲- طراحی نقشه فرآیند:
فهم فرآیند ازطریق طراحی نقشه فرآیند (مدل سازی فرآیند) تسهیل می شود. طراحی دقیق نقشه فرآیند، فرآیندها را به فعالیتهای قابل اندازه گیری تبدیل می کند و براساس آنها مسئولیتها تعیین و عملکرد طبق آنها سنجیده می شود.

۳- اندازه گیری فرآیند:
اندازه گیری فرآیند، زبانی مشترک ایجاد می کند که سازمان را قادر می سازد اهداف استراتژیک را به کارهایی موثر در سطح عملیاتی ترجمه کند.