استفاده از فناوری مدیریت فرآیند کسب و کار

هر چند که درک روشنی از تئوری اصلی چگونگی کمک BPM به مدیریت پیچیدگی ­ها، یکسویی با استراتژی شرکت، توانمندسازی کارکنان برای عمل به روش های هوشمند و بهبود کارایی و انعطاف پذیری عملیات یک شرکت برای رسیدن به موفقیت حیاتی است، اما همه ی راه ها به BPM باید در نهایت فناوری را به کار گیرند. یکی از چالش های دلهره آور برای مدیران اجرایی، کارشناسان فناوری و سایر کارکنان در هر برنامه اجرایی BPM، درک آن چیزی است که تکنولوژی به آن ها ارائه می کند.

هنگام مواجهه با یک تکنولوژی جدید در فضای BPM، درک این که چیست، چگونه کار می کند و چگونه در جنبه ها و سطوح بسیاری به توصیف و خودکارسازی فرآیندها مرتبط می شود، می تواند بسیار دشوار باشد. برای استفاده موثر از فناوری باید اهداف فناوری را درک کنیم. قلمرو آن چیست؟ در چه صورت برای برنامه های بزرگ تر تطبیق BPM مناسب است؟ چه کسی به عنوان کاربر در نظر گرفته شده است؟ چگونه کمک خواهد کرد؟ متاسفانه، در دنیای BPM بسیاری از فناوری ها در سطوح مختلف عمل می کنند و عملکردهای بسیاری را ترکیب می کنند که می تواند تعیین این که یک تکنولوژی چه کاری و برای چه کسی انجام می دهد را بسیار دشوار سازد.

این بخش یک روش جدید برای دسته بندی فناوری BPM بر مبنای هدف، دامنه و سطح جزییات مدلسازی فرآیند کسب و کار به کار گرفته شده، ارائه می کند. این چارچوب امکان درک سریع این که هر فناوری مرتبط با  BPM چه کاری انجام می دهد، که باعث حذف یک مانع عمده پیشرفت می شود، را فراهم می کند.

هدف از فناوری BPM چیست؟

هدف  فناوری BPM، خودکارسازی، مدیریت و بهبود بهره ­وری برای وظایف درگیر در توصیف و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار است. از طریق فناوری BPM شرکت ها می توانند فرآیندهای کسب و کار خود را با استفاده از ابزارهای ساخته شده به روشنی مدیریت کنند.

چالش اصلی در درک فناوری BPM از این واقعیت ناشی می شود که می تواند در طیف وسیعی در بسیاری از مراحل مختلف تطبیق BPM استفاده شود، در حالی که چشم انداز می تواند محدوده ای از کل سازمان یا یک وظیفه واحد باشد.

هدف اول  فناوری BPM کمک به توصیف ساختار فرآیندهای کسب و کار است. تقریباً تمام فناوری های BPM با درخواست از شخص استفاده کننده برای ایجاد یک مدل فرآیند کسب و کار شروع می شوند. گاهی اوقات این مدل خود نتیجه­ ی نهایی است. فناوری BPM اجازه می دهد که مدل مشروح شود، خلاصه شود یا گسترش یابد، به اشتراک گذاشته شود و غیره. فناوری BPM همکاری هایی که بر ایجاد، بحث، بهبود تکامل یک مدل فرآیند کسب و کار تمرکز کرده اند را توانمند می سازد. اشاره به این نکته حائز اهمیت است که فرآیندهای توصیف شده ممکن است به زودی تجزیه و تحلیل، شبیه سازی یا حتی پیاده سازی شوند و شاید در حال حاضر توسط مجموعه BPM یا برخی از فناوری های پشتیبانی نظارت می شوند، بنابراین شانس زیادی برای طراحی بهینه وجود خواهد داشت.

دومین هدف  فناوری BPM تدوین یک مدل فرآیند کسب و کار برای استفاده در خودکارسازی و پشتیبانی اجرایی فرآیندهای کسب و کار توصیف شده می باشد. مجموعه BPM گروهی از فناوری ها را برای پیاده سازی و ایجاد برنامه های مبتنی بر فرآیند کسب و کار بر مبنای توصیف اولیه مدل ­های فرآیند کسب و کار، یکپارچه کرده است. گاهی اوقات برنامه نرم افزاری ایجاد شده با کاربران تعامل دارد و گاهی اوقات در حال اجرای فرآیندهای طولانی پشتیبان بدون دخالت کاربران است. هر مرحله از مدل می تواند با یک صفحه نمایش رابط کاربر یا وب سرویس همراه شود. جریان کنترلی برنامه توسط جریان مدل فرآیند کسب و کار تعریف شده است. برای تغییر برنامه فرآیند کسب و کار، تنها باید جنبه هایی از مدل را تغییر دهید.

سومین هدف  فناوری BPM ارائه برخی عملکردهای پشتیبانی برای 2 هدف اول است. در هنگام توصیف یا خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار طیف گسترده ای از اجزا شامل موارد زیر می تواند مورد استفاده قرار بگیرد:

• مخازن فرآیند. مجموعه ای از قطعات استاندارد فرآیندها که مورد استفاده مجدد قرار می گیرد.
• قوانین کسب و کار. مجموعه ای از قوانین که برخی از تصمیم گیری های مفید یا پردازش منطقی را ارائه می کند.
• مخازن وب سرویس. مجموعه ای از توصیفات وب سرویس ­ها یا سرویس های سازمان، که خدمات مورد نیاز برای پشتیبانی از فرآیند کسب و کار طراحی شده می باشند و ممکن است توسط برنامه های کاربردی که به طور خودکار از مدل های فرآیند کسب و کار ایجاد شده اند، مورد استفاده قرار گیرند.
• ویجت رابط کاربر. مولفه هایی که بخشی از صفحات رابط کاربر هستند، برای ایجاد رابط کاربری از مدل های فرآیند کسب و کار ، مورد استفاده قرار می­گیرند.
• نظارت بر فعالیت های فرآیند کسب و کار. زیرساختی را برای پیگیری عملکرد فرآیندها در زمان واقعی ارائه می دهند
• شبیه سازی. امکانی را برای ایجاد فرضیات در مورد جریان کار و بررسی رفتار فرآیندها در چنین شرایطی فراهم می سازد

فناوری BPM منجر به ایجاد برنامه های کاربردی مبتنی بر فرآیند کسب و کار به صورت ساده تر از روش های قبلی می شود. این سادگی در بخشی که متخصصان تکنولوژی و افراد کسب و کار درگیر ایجاد نرم افزارهای کاربردی هستند، می تواند به بهره وری بیشتر منجر شود. هم چنین ابزارهای ساده تر به این معنی است که افراد در برخی شرایط می توانند راه حل هایی برای خود ایجاد کنند. هم چنین تغییر فرآیندهایی که پیاده سازی شده اند نیز آسان تر می شود. هدف نهایی فناوری BPM این است که به فرآیندها اجازه دهد توصیف شوند، خودکار شوند، نظارت شوند و به عنوان بخشی از یک چرخه نوآوری مستمر بهبود یابند.