استاندارد مدل سازی فرآیند های كسب و کار

امروزه بحث شناسایی و مدلسازی فرآیندهای سازمانی، بحثی است که در بسیاری از سازمان‌ها با ابعاد کوچک و بزرگ مطرح است، مباحث مدیریت و مدل سازی فرآیندهای سازمانی می‌تواند به عنوان عامل مهمی در موفقیت کسب و کار سازمان‌ها در نظر گرفته شود.

"به طور كلی به تصویر درآوردن توالی فعالیتهای کسب و کار و اطلاعات مرتبط با آن را مدلسازی فرآیند میگویند."

هدف از مدلسازی فرآیندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی(مبتنی بر استاندارد) و ساده(در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم براحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیلگران سیستمی می‌باشد.
مدل‌سازی فرآیندها فعالیتی است که توسط تحلیل‌گران فرآیندها و به منظور استخراج فرآیندهای موجود و نمایش فرآیندهای جدید در تمام متدولوژی‌ها و استراتژی‌های مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در چنین فعالیتی تحلیل‌گران از ابزارهای مدل‌سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند.  
مدل کردن فرآیندهای کسب و کار (و یا فرآیندهای سازمانی) یکی از ابتدایی ترین گام های حرکت به سمت بهینه سازی آنهاست. هدف از مدل کردن فرآیندها به نوعی مستندسازی روند انجام اموری است که به هر شکل سازمان در آن دخیل است. وجود یک زبان مشترک و استاندارد به منظور مدل کردن فرآیندها کمک می کند تا این مستندات در شرایط زمانی و مکانی مختلف کارایی خود را از دست ندهند.
زبان نشانه گذاریِ مدل سازی فرآیند های كسب و کار (Business Process Modeling Notation(BPMN استانداردی جهت تدوین دیاگرام فرآیندهای کسب و کار است. شامل مجموعه ای از اشکال گرافیکی (هندسی) می باشد که مبتنی بر نمودار گردشی Flowchart توسعه یافته اند. هدف اصلی نشانه گذاریِ مدل سازی فرآیند های كسب و کار فراهم نمودن مدلی است قابل فهم برای تمام افرادی که در کسب و کار سازمان دخیل هستند، مانند سهامداران، مدیران عالی، مشتریان و ….
برای مثال در صورتی که ما درک خوبی از روند انجام پیگیری سفارش در سازمان داشته باشیم می توانیم آن را بصورت بهینه و شایسته تر در سیستم مدیریت روابط مشتریان پیاده سازی کنیم. در واقع در این شرایط ما میتوانیم در جهت بهبود کیفیت و افزایش بهره وری، محصول مؤثرتری تولید کنیم که در آن کوتاه کردن مسیر فرآیند، کنترل هزینه، استفاده بهتر از نیروی انسانی و همچنین اطلاع رسانی بهتر به مشتری لحاظ شده باشد.

یکی دیگر از مهمترین مزایای مدل کردن فرآیند های سازمانی حفظ پیوستگی در تصمیم گیری های سازمان است. با وجود مدل مستند کسب و کار، پس از تغییرات احتمالی در تیم مدیریت، سازمان دچار سردرگمی و احیاناً تغییرات عمده نمی شود. بلکه تیم مدیریت جدید جهت بهبود مدل قبلی تلاش خواهند کرد و اینگونه است که پیوستگی موفقیت و ثبات یک سازمان حتی پس از مرگ شخص اول آن ادامه دار می ماند.
مزیت دیگر، عدم سردرگمی نیروهای انسانی جدید است. در صورت تغییر در پست های سازمانی و یا جذب نیروی جدید، به کمک این مدل، آنها از سردرگمی نجات خواهند یافت و دیگر نیازی نیست تا پس از گذشت یک ماه نیروی جدید درک خوبی از وظایفش و فرآیند عملکردش پیدا کند.

سطوح متفاوتی برای مدل سازی فرآیندها وجود دارد:
۱- نقشه فرآیند (فلوچارت های ساده از فعالیتها)
۲- توصیف فرآیند (فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه اما نه به اندازه ای کامل که عملکرد آن را به طور کامل توصیف کند)
۳- مدل های فرآیند (فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه کامل که فرآیند بتواند تجریه و تحلیل، شبیه سازی و یا اجراشود)
۴- نشانه گذاریِ مدل سازی فرآیند های كسب و کار که هر یک از سطوح نام برده در فوق را پوشش می دهد.

برخی از مهمترین مزایای استاندارد سازی علائم مورد استفاده در مدل سازی فرآیند به شرح زیر است:
• ایجاد تفکر مشترک و گروهی
• تسهیل ارتباطات
• ایجاد درک متقابل
• راهکار دسترسی به کیفیت
• راهکار بهبود مستمر
• عامل اعتماد مشتری
• عامل رضایت مشتری
• راهکار تشخیص و پیشگیری
• راهکار کنترل
• کاهش هزینه و ضایعات

افراد درگیر در تیم مدلسازی فرآیند:
۱- کارشناس کسب و کار: کسی که دانش زیادی درباره فرآیند دارد.
۲- صاحب فرآیند: فردی که مسئول اجرای کل فرآیند است و اصلاحات فرآیند را تایید می کند.
۳- مدیر یا میانجی: مسئول قرار ملاقات ها، برای پرسیدن سوال جهت راهنمایی برای گرفتن تصمیم درست است.
4- کارشناس مدل سازی: مسئول طراحی مدل فرآیند است.

چگونه مدل سازی کنیم؟
۱- بالا به پایین (Top-Down):
در این روش با معماری فرآیند شروع می کنیم. نخست فعالیتهای فرآیند اصلی را با جریانشان شناسایی می کنیم. سپس هر فعالیت را با جزئیات بیشتر مدل می کنیم.
۲- پایین به بالا (Bottom-Up):
در این روش با شناسایی فعالیتها شروع می کنیم. زیر فرآیندها و تراکنش های کسب و کار را مدل می کنیم و آنها را در فرآیند تركیب می کنیم.
۳- داخل به خارج (Inside-Out):
در این روش با فرآیندهای اصلی شروع می کنیم و آنها را با افزودن فرآیندهای پشتیبانی توسعه می دهیم.

نکته: رویکرد داخل-خارج معمولاً عملی ترین رویکرد برای مدل سازی فرآیند است.

نشانه گذاریِ مدل سازی فرآیند های كسب و کار ابزار اصلی در تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسب و کار می باشد. در واقع می توان گفت مزیت اصلی استفاده از تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسب و کار، وجود زبان استانداردی به نام نشانه گذاریِ مدل سازی فرآیند های كسب و کار می باشد. ویژگی اصلی نشانه گذاریِ مدل سازی فرآیند های كسب و کار، قابلیت تبدیل آن به زبانهایی است که قابل درک توسط سیستمهای نرم افزاری می باشد. نشانه گذاریِ مدل سازی فرآیند های كسب و کار، نموداری تحت عنوان «نمودار فرآیند كسب و كار» Business Process Diagram-BPD فراهم نموده که به منظور استفاده افراد در طراحی و مدیریت فرآیند های کسب و کار طرح ریزی شده است. عملاً نمودار فرآیند كسب و كار شبکه ای از اشیاء گرافیکی است که فعالیت ها، کنترلهای جریان و چگونگی ترتیب اجرای فعالیت ها را نمایش می دهد.