کاربرد برای دولت: پیگیری مکاتبات

کسب و کار

مدیریت فرآیند کسب و کار برای دولت: پیگیری مکاتبات

مشکل

مانند بسیاری از دستگاه های دولتی، در اینجا نیز حجم بالایی از مکاتبات ورودی وجود دارد، از شهروندان گرفته تا سازمانهای دولتی دیگر. همه مکاتبات به پاسخ درست در زمان مناسب نیاز دارند، اما قبلاً فرآیند پاسخ بسیار کند و سخت بود. پیگیری از طریق سیستم ارجاع سنتی یا استفاده صفحات گسترده ضعیف بوده و در نتیجه موجب خطاهای ارتباطی می شد. همچنین نقش ها به صورت ضعیف تعریف شده و کارکنان در اغلب موارد به سختی آنها را درک می کردند. این در حالی است كه، تنها در برخی از مکاتبات خاص مسئولیت آنها مشخص می شد. به دلیل نبود یک انباره مرکزی برای تمام مکاتبات، پاسخها و انواع دیگر اسناد مرتبط و نبود دانش مشترک و قابلیت همکاری، در اغلب موارد همان پاسخ برای چندین درخواست ارائه می شد.

ذی‌نفعان

معاونین اجرایی، متخصصان و محققان.

راهکار مبتنی بر BPMS

مکاتبات در یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار تحت وب وارد و دریافت می شوند. فرآیند ایجاد پاسخ به صورت اتوماتیک شروع می شود. راه حل، یک منبع مرکزی و قابل جستجو را برای تمام مکاتبات ارائه می دهد و پاسخها به صورتی تعیین شده اند که پاسخ دهندگان می توانند دوباره از مفاد موجود آن استفاده کنند. به کارکنان در مورد موعد زمانی آتی و گذشته اخطار داده می شود. پاسخها به راحتی در میان یک گروه از کارکنان به اشتراک گذاشته می شود که این امر خطا را در یک ایمیل فردی از بین می برد. زمانی که پاسخها کامل شوند، پرونده درون سیستم بسته شده و مکاتبات از طریق یک روش منظم ارسال می شوند.

مزایا

سیستم پیگیری مکاتبات ، یک واسطِ کم حجم تحت وب برای پیگیری نامه های ورودی و خروجی ارائه می کند. راه حل مذكور، تمام ابزارهای مورد نیاز برای یکپارچه نمودن سیستم های مکاتبات واحدهای متعدد در یک سطح مجزا و اختصاصی را ارائه نموده است. همچنین یک حسابرسی دقیق و کامل از هر بخش از مکاتبات را در یک گزارش کامل در زمینه عملکرد فرآیند مکاتبات ارائه می نماید.