سطوح خلاصه فرآیند

یکی از چالش های عمده در درک مدلسازی فرآیند کسب و کار این است که آن را در سطوح با جزئیات و اهداف بسیار متفاوتی استفاده می کنند. هنگامی که به دنبال یک فرآیند کسب و کار هستید، این که ابتدا از خود بپرسید چه سطحی از جزییات بیان می شود حیاتی است. تا زمانی که هیچ استاندارد تعریف شده ای برای  سطوح مدلسازی فرآیند کسب و کار وجود ندارد، سطوح معمولاً از سطح بالا (جزییات کم) به سطح خاص (جزییات زیاد) ادامه پیدا می کند.

برای مثال، مدلسازی فرآیند کسب و کار ممکن است برای توصیف سطح بالای ساختار یک شرکت بزرگ مورد استفاده قرار بگیرد. مستطیل ها در این مورد ممکن است نشان دهنده ی کل گروه ها مانند R&D، تولید یا زنجیره ی تامین باشد. این گونه مدل ها اغلب توسط معماران سازمانی، یعنی کسانی که فرآیندها و تکنولوژی سازمان را در سطح وسیع طراحی می کنند، انجام می شود. این گونه مدل ها باید تمرکز سازمانی داشته باشند و به سطح خلاصه فرآیند مربوط باشند. همان طور که در شکل زیر نشان داده شده است. سطح 1 بالاترین سطح سناریوهای کسب و کار را توصیف می کند. این مدل ها شامل مجموعه گسترده ای از  فرآیندهایی است که عملکرد اصلی شرکت مانند بازاریابی، مدیریت تقاضا یا طراحی محصول را توصیف می کنند. این سطح از مدلسازی معمولاً توصیفی است.

مدلسازی فرآیند کسب و کار هم چنین ممکن است برای توصیف جزییات یک فرآیند کسب و کار مورد استفاده قرار بگیرد. این مدل ها می تواند در سطح بالا مانند توصیف تمام مراحل پردازش پول نقد و یا در سطح بسیار دقیق، مثل همه مراحل مورد نیاز برای ارزیابی اعتبار یک خریدار بالقوه باشد. می گوییم این مدل ها تمرکز فرآیند دارند و به سطوح 2 و 3 خلاصه فرآیند ارتباط دارند.

سطح 2 سطحی از فرآیند است که مراحل انجام برخی از فعالیت های پیچیده را توصیف می کند. یک فرآیند دامنه نسبتاً بزرگی دارد که فعالیت های  بسیاری را شامل می شود. برآورد تقاضا که اطمینان می دهد محصولات موجود خریداری می شوند، مثال خوبی از فرآیند در سطح 2 است، که ممکن است بخشی از سناریوی مدیریت تقاضا باشد. این سطح از فرآیند و تمام سطوحی که زیر آن قرار می گیرند می­توانند توصیفی یا اجرایی باشند.

سطح 3 سطح فعالیتی است که در آن مراحل انجام فعالیت های سطح 2 با جزییات شرح داده شده است. یک فعالیت مجموعه ای از واحدهای مجزا از کار است که توسط چند نفر انجام می شود. مدیریت ارتباط با تامین کنندگان ممکن است یکی از فعالیت ها در فرآیند مدیریت تقاضا باشد.

مدلسازی ممکن است برای توصیف وظایف در سطوح مختلفی از جزییات برای خودکارسازی فرآیندها مورد استفاده قرار گیرد. مدل با تمرکز وظایف می­تواند بسته به پیچیدگی وظایف سطوح بسیاری از جزییات را داشته باشد. مدل های سطح 4 اقدامات خاصی که برای انجام وظیفه باید صورت گیرد را توصیف می کند. وظایف فعالیت های مستقلی هستند که میتوانند به عنوان یک واحد از کار توسط یک فرد انجام شوند. ایجاد یک قرارداد فروش می­تواند یک وظیفه خاص در فعالیت مدیریت ارتباط با تامین کنندگان باشد.

 سطوح خلاصه سازی فرآیند کسب و کار

این سطوح تا حدی دلخواه هستند و مناطق خاکستری بسیاری بین آن ها وجود دارد. هر سطح می­تواند شامل سطوح مختلفی از جزییات باشد. اما این سطوح برای توصیف مدلسازی وظایف هنگام ایجاد مدل فرآیند کسب و کار مفید هستند. روشی که مدلسازی فرآیند کسب و کار زیر مجموعه های حساس را از هم جدا می کند برای مدیریت فعالیت های طراحی در مقیاس بزرگ مفید است زیرا می توان به روشنی حجم کار را به گروهی از کارشناسان خبره در یک موضوع اختصاص داد.