BPM چگونه به اجرای شبکه کسب و کار گسترده کمک می کند؟

---

از زمانی که یک شرکت در مدیریت عملیات خود از طریق فناوری های BPM مهارت پیدا می کند، این امکان وجود دارد تا آن ها را به شبکه کسب و کار گسترده و اکو سیستم  ها اضافه کرد. شرکت هایی که بخشی از اکو سیستم  ها هستند می توانند متدهای BPM را در شبکه کسب و کار اجرا کنند و از فرآیندها و معیارها بخواهند برای مدیریت روابط تعریف و استفاده شوند. سازمان های شرکت کننده می توانند از تکنیک های BPM برای تبدیل شدن به شرکای بهینه و افزایش سهم خود از کسب و کار استفاده کنند.

نظم و انضباط ایجاد یک تعریف رسمی از فرآیندهای کلیدی کسب و کار، از توانایی رسم یک خط روشن بین بخش هایی از فرآیند که باید در داخل شرکت انجام شود و آن هایی که باید توسط شرکا انجام شود نتیجه می شود. مدل شناسایی نقاط خاص، دست به دست کردن و اطلاعاتی که باید برای کنترل فرآیند به شرکا منتقل شود را، آسان می کند. نقاط بازگشت به طور صریح به عنوان مراحل در فرآیند که از راه دور اجرا می شود تعریف می شود.

شرکت ها چگونه BPM را اتخاذ می کنند؟

هنگامی که چشم انداز کامل BPM درک شد، بسیاری از افراد ترسیده بودند زیرا به اشتباه فکر می کردند BPM به معنای تغییر همه چیز است. در واقع، تغییر جامع هر سازمان و سپس پشتیبانی از فرهنگ جدید با تکنولوژی و متد، چیزی نیست که یک شبه اتفاق بیافتد. تنها راه تحول به یک سازمان فرآیند گرا، از طریق تلاش های مداوم از بالا به پایین و از پایین به بالا است. برای جلوگیری از ناامید شدن بیش از اندازه، به رسمیت شناختن پیروزی های کوچک که از طریق تلاش های تدریجی رخ می دهد، حیاتی و ضروری است.

از سوی دیگر، این نیز بسیار مهم است که سفر طولانی برای پیشرفت در طول سال در جریان است. ترسیم این دوره بر دوش مدیریت برنامه و مدیران کلان است. بخش دوم این قسمت، یک برنامه از دولت که به طور خاص برای استفاده از  BPM طراحی شده است را خلاصه می کند.

شکل پیشرفت تدریجی بالا به پایین و پایین به بالا

پیروزی های بالا به پایین زمانی رخ می دهد که مدیریت یک استاندارد جدید به کار گیرد یا یک تکنیک جدید را تشویق کند و شرکت از آن ها استفاده کند و از مزایای آن بهره مند شود. مزیت این رویکرد این است که کل سارمان در معرض یک ایده یا تکنیک قرار گرفته است. راه های جدید تفکر و کار کردن مورد توجه قرار می گیرد زیرا مدیران ارشد آن ها را ترویج می دهند. این ایده ها می توانند به سادگی ایجاد نقشه های فرآیند صریح برای هر بخش یا شناسایی معیارهایی که به تعیین بهره وری فرآیندهای مهم کمک می کنند، باشد. پیروزی های بالا به پایین پیروزی های یکسانی نیستند. معمولاً برخی از بخش های سازمان پیشنهادات را به طور کامل تری نسبت به بخش های دیگر به کار می گیرند. مراحل پیشنهادی تقریباً همیشه تدریجی و در اندازه های کوچک هستند، اما در برقراری ارتباط در مورد پشنهادهای ساده، مدیریت چشم انداز گسترده حرکت به سمت تطابق BPM را تقویت می کند. هر بخش کوچک از پیشرفت ها تغییرات بیشتری را تسهیل می کند.

پیروزی های پایین به بالا زمانی اتفاق می افتد که یک بخش با بکارگیری ابزارهای BPM مرتبط راهی را نشان می دهد، یا زمانی که بخش IT خدمات و فناوری های BPM را برای استفاده توسط آداپتورهای اولیه برای بهبود عملکرد آن ها ارائه می دهد. پروژه های پایین به بالا افزایشی هستند و ممکن است به عنوان یک فعالیت رخ دهند، مانند پیاده سازی یک ویژگی جدید یا گسترده کردن یک نسخه جدید از برنامه های سازمانی که به یک پروژه BPM منتقل شده است. مزایای ایجاد برنامه های کاربردی بر پایه ی فرآیندهایی که به خوبی تعریف شده اند می تواند به خوبی یک نمونه بزرگ، در مقیاس کوچک نیز ارزش به ارمغان بیاورد. این امر به ویژه برای ارتقای نرم افزار سازمانی با قابلیت های مورد نیاز صحت دارد. پیروزی های پایین به بالا غالباً شور و شوق کارکنان IT و کاربران کسب و کار که مزایای BPM را دیده اند و به دنبال استفاده یکباره از آن ها هستند رابرمی انگیزد.

حاکمیت BPM و اتخاذ بلند مدت

حاکمیت BPM چارچوبی برای اطمینان از کارایی و اثربخشی تمام فعالیت های مربوط به BPM فراهم می کند. این شامل جنبه هایی مانند تعریف واژه های رایج، ایجاد فرآیندهایی برای تدوین استراتژی، برنامه ریزی، آموزش و تغییر مدیریت، ارائه ابزارها و زیرساخت ها، و یادگیری از تجارب برای رسیدن به بهبود مستمر،است. برنامه طولانی مدت BPM، از طریق انجام مجموعه ای از پیروزی های بالا به پایین و پایین به بالا که مزایای قابل توجهی در کنار تغییر تدریجی فرهنگ شرکت فراهم می کند، به پایان می رسد. اما کلید دستیابی به سطوح بالاتری از کارایی انجام پروژه های افزایشی است. پیروزی های کوچک تر باید در طول مسیر به پیروزی های بزرگ تر اضافه شود، دگرگونی هماهنگ شده ای که هر کسی از آن آگاه است. در مدیریت فرآیند کسب و کار: نقشه راه SAP، نویسندگان یک روش برای حاکمیت BPM تعریف کرده اند که بر اساس 4 مرحله است.

مرحله اول حاکمیت BPM، یعنی استراتژی، اطمینان می دهد که اهداف اتخاذ BPM با اهداف بزرگ تر شرکت همتراز است. بلوک های سازنده که پیشرفت را نشان می دهند شامل مهارت ها، سیستم های مشوق، تکنیک های مدیریت عملکرد، ساختارهای سازمانی و اجزای تکنولوژی است. در این مرحله رویکرد کلی انتخاب و مشکلات احتمالی شناخته شده اند.

در مرحله دوم، یعنی نصب، آماده سازی برای پیاده سازی صورت می گیرد. تکنیک های اساسی برای مدلسازی فرآیند و اندازه گیری به همراه راهی برای استفاده از این تکنیک ها انتخاب می شوند. ساختارها برای تصمیم گیری و مدیریت برنامه و هم چنین نقش هایی که باید در اجرای فرآیند ایفا شوند، تعریف می شوند.

در مرحله سوم، یعنی انتقال، برای حمایت و خودکارسازی فرآیندها، توسط راهنمایی مراحل نصب و استراتژی،BPM  شروع به کار می کند. چرخه مدیریت فرآیند از تجزیه و تحلیل، طراحی، پیاده سازی، اجرا/نظارت، با استفاده از ابزارهای BPM بارها و بارها انجام می شود. مدلسازی فرآیند از بالا تا پایین شرکت صورت می گیرد. مدیریت عملکرد برای اندازه گیری فرآیندها به کار گرفته می شود. سازمان به تدریج به تصمیم گیری، خودکارسازی، اجرا و بهینه سازی فرآیندها که همه روی آن تمرکز دارند تبدیل می شود.

در مرحله بهبود مستمر، حسابرسی، مدیریت عملکرد، سیستم های مشوق و مکانیسم های دیگر برای شناسایی حوزه هایی که نیاز به توجه دارند، استفاده می شود. پس از آن روش ها و تکنیک های BPM در جاهایی که مشکل وجود دارد استفاده می شوند و کارایی را افزایش می دهند.

 مراحل نشان داده شده در شکل زیر، نشان دهنده یک برنامه سازمان یافته است که تفکر درست در زمان مناسب را تضمین می کند. اگر به طور مداوم برای یک مدت طولانی مورد استفاده قرار بگیرد، پیشرفت های تدریجی را هدایت خواهد کرد و منجر به دگرگونی عمیقی به یک سازمان فرآیند محور خواهد شد.